Laika bloķēšana — vienkārša metode sekmīgam plānojumam
Uzzini, kā sadalīt dienu konkrētiem uzdevumiem un izbēgt nepārtrauktus pārrāvienus.
Prioritāšu noteikšana — kāpēc svarīgākais nāk pirmais
Stratēģijas, kā identificēt, kuri uzdevumi tiešām nozīmē un kurus var atlikt.
Visi zinām tās dienas. Jūs atnākāt uz darbu ar plānu, bet tūlīt jau e-pasts pūš ar "steidzamiem" lūgumiem. Tad atskan tālrunis. Pēc pusstundas jūs vēl neesat sākuši galveno projektu, ko bija iecerējis izdarīt.
Tas nav laika trūkums — tas ir prioritāšu problēma. Un jā, ir liela atšķirība. Pareizas prioritātes noteikšana nozīmē, ka jūs fokusējaties uz to, kas tiešām svarīgs, nevis uz to, kas vienkārši visvairāk traucē.
Šajā rakstā mēs aplūkosim, kā jūs varat identificēt svarīgākos uzdevumus, iemācīties sakārtot darbus jēgpilnā secībā un izvairīties no mītu, kas liek mums darīt nepareizus lēmumus.
01
Kas īsti ir prioritāte?
Daudziem cilvēkiem "prioritāte" nozīmē "tas, kas ir visvairāk steidzams." Taču tas nav pareizi. Steidzamais un svarīgais bieži vien ir divas dažādas lietas.
Svarīgais uzdevums ir tāds, kas tiešā vai netiešā veidā ietekmē jūsu mērķus. Tas var nebūt steidzams, bet tas virzīs jūs uz to, ko jūs tiešā tiešā vēlaties sasniegt — nē vien šonedēļ, bet arī gada laikā. Piemēram, jūsu karjeras attīstības sarunas ar vadību var nebūt "ugunsgrēks", bet tās ir kritiski svarīgas jūsu progresam.
Steidzamais uzdevums spiež jūs rīkoties tagad. Tas var būt svarīgs, bet bieži vien tas ir kāda cita problema, kas uz jums nobirusi. Telefona zvans no klienta ir steidzams, bet tas ne vienmēr ir jūsu augstākā prioritāte.
02
Kā identificēt jūsu īstās prioritātes
Ir trīs vienkārši jautājumi, kurus jums jāsit sev galvā par katru uzdevumu:
- Vai tas ir saskaņā ar manu galveno mērķi? Ja jūs vēlaties kļūt vadības pozīcijā, tad jaunā klients, kas jums nāk "pa iespēju" nav tas pats, kas iespēja vadīt projektu. Viena lieta jūs virzīs uz priekšu, otra vienkārši paņem jūsu laiku.
- Kādi būtu reālie sekas, ja es to nedarītu? Ja nepabeigšu pārskata daļu, ko nosūtīt pēc nedēļas, vadītājs būs neapmierināts. Ja neatsbildēšu e-pastam šodien, tas var palikt neatbildēts. Atšķirība ir liela.
- Vai tas varētu darīt kāds cits? Jūs esat vienīgais, kurš var pieņemt lēmumu par budžetu, bet jūs neesat vienīgais, kurš var pagatavot faktūru. Deleģēšana ir prioritāšu noteikšanas māksla.
03
Praktiskas metodes diennakts sakārtošanai
Tikai teorija ir skaista. Tāpēc mēs meklējam kaut ko, kas tiešā tiešā strādā.
Mēģiniet "Eisenhauer matrica" — tā ir vienkārša četru kvadrantu shēma. Jūs ieliekāt katru uzdevumu vienā no četriem kategorijām: svarīgs un steidzams, svarīgs bet ne steidzams, steidzams bet ne svarīgs, vai ne svarīgs un ne steidzams. Tas aizņem 15 minūtes, bet pēc tam jūs precīzi zināt, kurā secībā rīkoties.
Cits variants — ABC metode. Marķējiet uzdevumus ar A (kritiski), B (svarīgi), vai C (var gaidīt). Tad vienkārši dariet visus A uzdevumus pirmā. Tas nav komplekss, bet tas ir efektīvs.
04
Izplatītākās kļūdas, kuras vēlaties izvairīties
Pat tad, kad jūs zināt, kas ir svarīgs, ir viegli nokļūt lamuvēs. Lielāka daļa cilvēku dara vienas un tās pašas lietas nepareizi.
Pirmā kļūda — laist sev vadīt steidzamuma sajūtu. Kad telefons skan, jūs uzreiz domājat, ka tas ir svarīgs. Tas nav. Steidzamums ir izsvinošs, bet tas ne vienmēr nozīmē, ka jums ir jāreaģē uzreiz. Iemācieties atšķirt starp "steidzamam" un "mani vēlas kāds".
Otrā kļūda — "man ir pārāk daudz prioritāšu." Ja visu var apsvērt prioritāti, tad nekas nav prioritāte. Jums patiešā ir nepieciešams sacensties — izlemt, kuri 3–5 uzdevumi ir patiešā svarīgi šonedēļ un kuri var gaidīt.
Secinājums: svarīgais nāk pirmais
Prioritāšu noteikšana nav raksturvienība, ar kuru jūs dzimstat. Tas ir prasme, ko jūs mācāties un uzlabojat katru dienu. Sāks ar to, ka jūs pieņemat, ka laika nav, bet ir izvēles. Jūs izvēlējaties, kur iet jūsu uzmanība.
Tas nozīmē, ka jūs arī varat izvēlēties labāk. Sākt ar vienu dienu — nosauciet trīs svarīgākos uzdevumus un padariet tos pirmie, pirms pārejat uz citu. Rīt padariet to vēlreiz. Pēc nedēļas jūs pamanīsiet atšķirību.
Svarīgais nāk pirmais — nevis tāpēc, ka tas ir vieglāk, bet tāpēc, ka tas ir tāds, kas jūs virzīs uz to, ko jūs tiešā tiešā vēlaties sasniegt.
Informācija
Šis raksts ir sniedzams kā vispārīga informācija par produktivitātes principiem un laika pārvaldības metodēm. Tas nav personīgs konsultācijas aizstājējs. Katram cilvēkam ir unikāli apstākļi, darba prasības un mērķi. Ieteicams konsultēties ar savu vadītāju vai personīgo konsultantu, lai noteiktu stratēģiju, kas vislabāk atbilst jūsu konkrētajiem apstākļiem un uzdevumiem.
Saistītie raksti
